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請求書発行は、件数が増えるほど「作る手間」より「送った後の追跡」が重くなります。誰にいつ送ったか、入金されたかが分からなくなると、督促も決算も止まります。
月の発行件数が20件を超えたあたり、あるいは取引先から様式や送付方法の指定が来るようになったら、専用の仕組みに移す時期です。Excelは作るのは速いですが、発行済み・未入金の一覧を維持するのに人手がかかります。
| 軸 | 見るポイント |
|---|---|
| インボイス対応 | 登録番号や税率区分が正しく出力されるか |
| 電子帳簿保存 | 発行控えの保存要件を満たす形で残るか |
| 送付方法 | メール・郵送代行・取引先の指定システムへの対応 |
| 会計連携 | 売掛計上と入金消込まで繋がるか。CSVの往復が残らないか |
| 定期請求 | 毎月同額の請求を自動化できるか |
発行はできても未入金の一覧が作れない、担当者ごとにテンプレートが違って番号が重複する、取引先の締め日を把握しておらず毎月催促される——このあたりが典型です。発行・送付・入金確認までを1本の流れとして設計してください。
インボイス制度・電子帳簿保存法の要件は改正されます。運用前に国税庁など一次情報をご確認ください。
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